Popis postupu při certifikaci

Žádost

Žadatel žádající o certifikaci systému managementu kvality předloží COSK, jako vstupní dokument, vyplněný oficiální formulář žádosti o certifikaci s prohlášením podepsaný statutárním zástupcem žadatele a dotazník k žádosti, v nichž definuje rozsah požadované certifikace, představí svoji organizaci, podá základní popis zavedeného systému managementu kvality a definuje obory činnosti, které jsou předmětem certifikace. Formuláře, které jsou všem žadatelům k dispozici, jsou koncipovány tak, aby poskytly všechny základní informace o žádající organizaci, potřebné pro rozhodnutí o zahájení procesu certifikace. S žádostí předkládá žadatel Příručku kvality a kompletní související dokumentaci k systému managementu kvality.

Převzetí a formální úplnost žádosti potvrzuje žadateli vedoucí COSK svým podpisem a předá obdrženou žádost s dokumentací vedoucímu auditorovi. Vedoucí auditor přezkoumá žádost a předložený dotazník, aby zajistil, že požadavky na certifikaci jsou jasně stanoveny, dokumentovány a pochopeny, že mezi COSK a žadatelem nejsou jakákoliv nedorozumění, a že COSK je schopen poskytnout certifikační službu odpovídající rozsahu požadované certifikace, včetně eventuálních zvláštních požadavků. O výsledku přezkoumání žádosti uvědomí žadatele písemně do 14 dnů od doručení žádosti. Pokud zjistí, že předložená dokumentace systému managementu kvality není kompletní nebo zjistí v předložených dokumentech nejasnosti, požádá žadatele, aby je v termínu, který mu stanoví, odstranil.     

Pokud v žádosti nejsou žádné formální nebo věcné nedostatky, nechá vedoucí auditor vystavit a odeslat žadateli fakturu za registraci žádosti. Po úhradě faktury za registraci žádost o certifikaci systému kvality zaregistruje. Informace získané z žádosti, dotazníku a přiložené dokumentace použije vedoucí auditor pro přípravu posuzování a zachází s nimi s přiměřenou důvěrností.

Úvodní jednání

Dalším krokem je úvodní jednání na místě za účasti vedení žadatele, které zorganizuje vedoucí auditor do jednoho měsíce od registrace žadatele. Cílem jednání je specifikace a upřesnění všech důležitých činností a informací, vztahujících se k auditu a celé certifikaci a uzavření smlouvy o kontrolní činnosti, jejímž předmětem je certifikace systému managementu kvality žadatele. Součástí smlouvy je i dohoda o ceně za úkony certifikace a forma úhrady.

Plán auditu

Plán auditu systému managementu kvality žadatele, který sestavuje vedoucí auditor, obsahuje všechna důležitá data dohodnutá s žadatelem, včetně časového programu auditu, složení skupiny auditorů, eventuálně doplněné o technické experty a zmocnění k auditu. Při sestavování plánu jednotlivých činností v rámci certifikace přihlíží vedoucí auditor k velikosti organizace žadatele, počtu prověřovaných pracovišť, množství norem a dokumentů potřebných pro zajištění výroby, procesů nebo služeb. Časový rozpis činností musí být sestaven tak, aby auditoři a techničtí experti měli dostatek času ve stanoveném rozsahu posoudit systém managementu jakosti žadatele podle všech příslušných požadavků normy. Stanovená doba auditu se skládá z času určeného pro plánování auditu, času pro posuzování dokumentace a času určeného pro auditování.

Druhý stupeň auditu

Druhý stupeň auditu probíhá v místě žadatele a jeho cílem je vyhodnotit shodu provozovaného systému managementu kvality s normou. Audit u žadatele začíná zahajovacím jednáním skupiny auditorů s vedením organizace a vedoucími prověřovaných oblastí, jehož účelem je vzájemné představení, projednání plánu, předmětu auditu, náplně, rozsahu a cílů auditu, informování o postupu provádění auditu, potvrzení časového průběhu, vysvětlení nejasností a poslední příležitostí k vznesení námitek k plánu auditu.

Vlastní posuzování systému managementu jakosti žadatele provede skupina auditorů a technických expertů na základě pokynů vedoucího auditora a jím sestaveného plánu auditu a časového rozpisu prací pro konkrétní den a místo posuzování. Úkolem auditorů je pomocí zdrojů auditu získávat objektivní důkazy o plnění kritérií.

Audit probíhá na pracovištích, kde jsou jednotlivé činnosti vykonávány. Auditoři na základě předem prostudované dokumentace kladou otázky z checklistů, doplněné dle potřeby o další otázky a shromažďují informace pomocí pohovorů se zaměstnanci, zkoumáním dokumentů a pozorováním činností a podmínek v daných oblastech. Všechna zjištění o neshodách musí být zaznamenána a doložena důkazy. V průběhu posuzování na místě musí žadatel umožnit auditorům přístup do všech prostor a ke všem potřebným informacím, které souvisejí s posuzovanou činností. Na žádost auditora je žadatel povinen detailně předvést způsob plnění certifikačních kriterií.

COSK je odpovědný za dodržování nezbytných časových limitů a musí být schopen kdykoliv zdůvodnit časy spotřebované na jednotlivé činnosti v rámci prověřování systému managementu kvality žadatele. Průběh auditu může vést k potřebě změny plánu. Změny v plánu auditu provádí vedoucí auditor po dohodě s žadatelem.

Auditoři průběžně informují vedoucího auditora o průběhu auditu a předávají mu z jednotlivých auditů vyplněné checklisty se zjištěními, případně se záznamy o neshodách. Před ukončením auditu svolá vedoucí auditor poradu auditorské skupiny, na které jsou přezkoumána jednotlivá zjištění a informace shromážděné během auditu. Výstupem porady jsou formulované závěry z auditu, včetně stanovení případných neshod. COSK rozlišuje tři druhy neshod: Neshoda typu A je systémová neshoda – nesplnění požadavku systémového charakteru, neshoda typu B je nesystémová neshoda – nesplnění jiných požadavků a neshoda typu C je odchylka nebo nedostatek, která nemá zásadní vliv na systém, nebo která ovlivňuje systém, ale je odstranitelná v průběhu auditu.

Závěrečné jednání auditorské skupiny s vedením auditované organizace ukončuje audit. Ze závěrečného jednání vyhotoví vedoucí auditor zápis, ve kterém uvede předběžné závěry auditorské skupiny týkající se shody systému managementu kvality žadatele s požadavky certifikace, zjištěné odchylky a neshody, které byly při auditu zjištěny a předá žadateli záznamy o zjištěných neshodách.

Zpráva z auditu systému managementu kvality

Vedoucí auditor zpracuje a nejpozději do 14 dní od ukončení auditu na místě zašle zákazníkovi zprávu ze druhého stupně auditu. Zpráva z auditu musí obsahovat kompletní, přesný a jasný záznam o auditu, včetně zjištění a závěrů z auditu. Zprávu schvaluje vedoucí COSK. Pokud vedoucí COSK nesouhlasí s obsahem předložené zprávy z auditu, dá pokyn k jejímu přepracování a předloží žadateli opravenou zprávu s vysvětlením všech odlišností od původní zprávy. Žadatel má právo, aby vyjádřil své případné připomínky ke zprávě.

Jestliže byly při auditu zjištěny neshody je povinností žadatele v dohodnutém termínu přijmout opatření k odstranění těchto neshod a po odstranění neshod písemně vyzvat COSK ke kontrole realizace přijatých opatření k nápravě. Pokud to není možné vykonat v dohodnutém termínu, musí požádat COSK o prodloužení termínu.

 Rozhodnutí o certifikaci

Po kontrole opatření provedených žadatelem k odstranění zjištěných neshod, pokud nebyly při auditu neshody zjištěny tak po ukončení auditu na místě, předá vedoucí auditor složku se všemi záznamy ke konkrétnímu případu certifikace systému managementu žadatele, včetně evidence o nákladech na certifikaci, vedoucímu COSK a požádá ho o vydání rozhodnutí o certifikaci.

Rozhodnutí o tom, zda certifikovat systém managementu kvality žadatele, přijímá vedoucí COSK na základě informací shromážděných během procesu certifikace a všech dalších významných informací, které musí zahrnovat stupeň interního auditu, souhrn pozitivních i negativních zjištění týkajících se uplatňování a efektivity systému managementu kvality, závěry auditorské skupiny, které musí být dostatečné k přijmutí kvalifikovaného rozhodnutí, jenž musí zajistit zpětnou sledovatelnost a kontinuitu. Certifikace nesmí být udělena, dokud nebyly odstraněny všechny auditem zjištěné neshody a ověřena náprava.

Jestliže z předložených informací vyplyne, že žadatel nesplňuje požadavky na certifikaci nebo ve stanoveném termínu neodstranil auditem zjištěné neshody a neprokázal účinnost přijatých opatření k nápravě a tím i funkčnost systému, vystaví a zašle vedoucí COSK dodavateli Rozhodnutí o neudělení certifikace. Toto rozhodnutí musí obsahovat zdůvodnění na základě čeho bylo učiněno, možnost podání odvolání a možnost podání nové žádosti o certifikaci.

V případě kladného rozhodnutí o certifikaci, vydá vedoucí COSK certifikát o shodě systému managementu kvality žadatele s požadavky normy, který předá žadateli spolu s předávací listinou, ve které jsou uvedeny podmínky platnosti certifikace, práva, povinnosti a zásady pro používání certifikátu a loga COSK, které se žadatel svým podpisem zavazuje dodržovat. Certifikát je vydáván pro každé pracoviště organizace, na které se certifikace vztahuje. Součástí předávacího aktu certifikátu je uzavření smlouvy o dozoru, jako splnění jedné z podmínek certifikace, uvedené v předávací listině. Podmínkou pro předání certifikátu je uhrazení faktury za certifikaci na účet certifikačního orgánu.

» zpět na základní informace o certifikaci «