Žádost
Žadatel o certifikaci výrobku předloží certifikačnímu orgánu, jako vstupní dokument, vyplněný oficiální formulář žádosti o certifikaci, který je k dispozici všem žadatelům. Žadatel v žádosti definuje předmět a rozsah požadované certifikace. S žádostí předkládá žadatel předepsanou související dokumentaci. Pracovníci COV podají na požádání žadateli všechny potřebné informace týkající se certifikačního procesu a podmínek posuzování shody.
COV žádosti přidělí číslo zakázky, přezkoumá její kompletnost a připraví program certifikace. O přezkoumání žádosti vystavuje COV záznam. Jestliže žádost nemá stanovené náležitosti požádá COV žadatele, aby je doplnil v termínu, který mu stanoví.
Pokud v žádosti nejsou žádné formální nebo věcné nedostatky, COV zpracuje a zašle žadateli, do 20. dní od přijetí žádosti, návrh smlouvy o kontrolní činnosti včetně návrhu ceny za certifikační činnosti a termínu plnění.
Certifikace
COV na základě příslušných certifikačních systémů a postupů posuzuje shodu produktů s požadavky norem a normativních dokumentů. Dále COV posuzuje zpracovanou dokumentaci a provozovaný systém řízení výroby žadatele z hlediska kontroly výroby.
K posouzení stanovených vlastností výrobku odebere COV vzorky výrobku a ve vlastní ZL nechá provést zkoušky výrobku. Pokud žadatel má platné výsledky zkoušek od jiné ZL, COV posoudí jejich kompletnost a možnost použití.
O provedené certifikaci zpracuje COV Protokol, který obsahuje výsledek certifikace, vyjádření zda produkt vyhovuje nebo nevyhovuje pro specifikované použití, respektive pro které použití vyhovuje. Je-li to nutné, jsou přílohou protokolu vyhodnocovací tabulky stanovených vlastností.
Na výrobek/SŘV, který vyhoví požadavkům certifikace vystaví COV Certifikát výrobku/SŘV. Nesplní-li žadatel požadavky certifikace, uvědomí o tom COV žadatele zasláním Rozhodnutí o neudělení certifikace, ve kterém žadateli sdělí důvody neudělení a další možnosti postupu.
Dozor nad certifikovaným výrobkem/SŘV
Na základě smlouvy o kontrolní činnosti vykonává COV v případě, že je to normativním dokumentem požadováno, dozor nad certifikovaným výrobkem/SŘV. Předmětem dozoru je posouzení, zda certifikovaný produkt i nadále splňuje požadavky provedené certifikace, zda výrobce udržuje řádně fungující systém řízení výroby, aktualizuje dokumentaci a zda dodržuje i ostatní podmínky certifikace, k jejichž dodržování se zavázal. Provádění dozoru, je podmínkou pro udržování udělené certifikace. Při neplnění podmínek certifikace vyžaduje COV na výrobci přijetí opatření k odstranění zjištěných neshod. Pokud výrobce neodstraní neshody ani v prodlouženém termínu, může COV výrobci, pro neplnění podmínek certifikace, vydáním Rozhodnutí udělenou certifikaci pozastavit nebo i zrušit.
Odvolací řízení
COV přijímá jakékoliv odvolání nebo stížnost pouze v písemné formě a každé podání je zaevidováno. Na vyřešení odvolání, stížnosti nebo sporu má COV stanovenou lhůtu deseti dnů u jednoduchých případů a dvaceti dnů u případů složitějších. V případě potřeby delšího termínu nutného k vyřízení podání, dohodne vedoucí certifikačního orgánu tento termín s podávajícím.
Do deseti dnů od obdržení odvolání nebo stížnosti informuje vedoucí COV písemně podávajícího o tom, jak bylo jeho podání odvolání, stížnosti nebo sporu vyřízeno, nebo mu oznámí termín, do kdy bude vyřízeno. V případě neuznání oprávněnosti odvolání nebo stížnosti, informuje podávajícího o tom, že má v případě nesouhlasu se způsobem vyřešení jeho odvolání nebo stížnosti právo požádat v odvolacím řízení o přešetření odvolání, stížnosti nebo sporu Komisi pro zabezpečování nestrannosti, nezávislý orgán COV, která podání projedná a doporučí vedoucímu COV způsob řešení odvolání, stížnosti nebo sporu. Tím ale není dotčeno právo podávajícího k řešení odvolání, stížnosti nebo sporu soudní cestou.